Die Einträge der Alumni-Datenbank sind wie eine Anzeige und erfolgen nur im Auftrag der betroffenen Person bzw. durch diese selbst. Allerdings werden alle Neueinträge durch den Betreiber der Seite (PAR/TUD) vor der Freischaltung geprüft, um einem etwaigen Mißbrauch einen Riegel vorzuschieben. Um die Suche auch für externe Auftraggeber (z.B. Institutionen der Entwicklungshilfe) möglich zu machen, wurde auf ein log-in verzichtet. Allerdings ist zur Aktualisierung der Daten eine Angabe erforderlich, die nicht auf dem Bildschirm zu sehen ist: Ihr Geburtsdatum. Die e-mail Adressen sind sichtbar, um eine Kontaktaufnahme zu ermöglichen, doch ist ein automatisiertes Abgreifen dieser Daten ist technisch nicht möglich, um vor "Spam " zu schützen. Im Übrigen sind später nur die Felder sichtbar, die Sie ausgefüllt haben. Die Daten können jederzeit durch Sie selbst gelöscht oder aktualisiert werden.